Comunicazione istituzionale e content design: il caso Area RGS

Comunicare le novità di un portale istituzionale

Area RGS è il portale della Ragioneria Generale dello Stato che riunisce in un’unica piattaforma servizi e contenuti informativi destinati ai suoi utenti.

Nel settembre 2024 entro nel progetto con DOS Design, quando le attività sono già avviate. Il lavoro coinvolge professionisti di diverse organizzazioni, tra cui IGIT (ispettorato del Ministero dell’Economia e delle Finanze), Sogei e Accenture.

Il mio incarico comprende la produzione dei contenuti che accompagnano l’introduzione delle nuove funzionalità del portale, la revisione editoriale dei testi realizzati da altri team e il controllo finale prima della pubblicazione. A queste attività si affianca la redazione di materiali per la comunicazione istituzionale.

Dalle nuove funzionalità al piano editoriale

Ogni nuova funzionalità richiede contenuti che aiutino gli utenti a comprenderne le caratteristiche e le modalità di utilizzo.

Partecipo alle presentazioni del team di design per conoscere le novità previste e definire il relativo piano editoriale. In base all’ampiezza e alla complessità dell’intervento, individuo i contenuti necessari: news per comunicare le novità, guide e tutorial per spiegare le procedure, FAQ per rispondere ai possibili dubbi e approfondimenti quando servono informazioni aggiuntive.

Una volta approvato il design, passo alla progettazione e alla scrittura dei testi.

Trasformare i percorsi digitali in istruzioni chiare

Le informazioni di partenza provengono soprattutto dalla documentazione tecnica degli sviluppatori, dai prototipi delle interfacce realizzati in Figma e dai rispettivi storyboard.

Alcune funzionalità prevedono percorsi diversi in base alle scelte dell’utente. I prototipi, però, non sempre mostrano ogni percorso nella sua interezza. Prima di scrivere devo quindi ricostruire la sequenza delle operazioni e comprendere come le diverse schermate si collegano tra loro.

A partire da questa analisi organizzo la struttura delle guide e dei tutorial. Descrivo le operazioni nell’ordine in cui devono essere eseguite e individuo le immagini più utili per aiutare gli utenti a riconoscere le funzioni nell’interfaccia.

Durante l’intero flusso di lavoro, dedico particolare attenzione ai passaggi che possono generare dubbi o incertezze. Lo stesso criterio guida la scrittura delle FAQ: parto dalle possibili difficoltà dell’utente per formulare domande pertinenti e risposte chiare.

Poiché il portale dispone già di linee guida editoriali basate sui principi del plain language, le applico nella scrittura, con attenzione alla sintesi, alla chiarezza delle istruzioni e alla coerenza terminologica.

Raccontare progetti e iniziative istituzionali

Accanto ai contenuti per il portale, mi occupo della redazione di playbook istituzionali destinati alla comunicazione interna della Ragioneria Generale dello Stato. Sono documenti che presentano progetti e iniziative dell’amministrazione, spesso caratterizzati da un elevato livello di complessità tecnica.

Il lavoro parte dalla raccolta e dall’analisi della documentazione interna. Studio i materiali disponibili e conduco interviste agli stakeholder per approfondire i temi, chiarire gli aspetti più complessi e individuare le informazioni rilevanti.

Su questa base definisco la struttura dei documenti, organizzo le informazioni e trasformo il linguaggio specialistico in un racconto chiaro e comprensibile, senza perdere la precisione dei contenuti.

Tra le esperienze di questo ambito rientra anche il contributo alla stesura del monografico «Innovazione e trasformazione nella Ragioneria Generale dello Stato», pubblicato da Harvard Business Review Italia, contenente numerosi case study derivati dall’esperienza dell’IGIT nella sua opera di innovazione dei processi tecnologici e procedurali della Ragioneria.

Curare la qualità editoriale fino alla pubblicazione

Accanto alla produzione dei contenuti, mi occupo anche della revisione dei testi realizzati da altri team per funzionalità che non seguo direttamente. Il mio intervento riguarda la qualità editoriale, non la verifica tecnica delle informazioni. Controllo la chiarezza della scrittura, la coerenza logica, l’organizzazione dei contenuti e il rispetto delle linee guida condivise. In alcuni casi è sufficiente intervenire sul linguaggio. In altri occorre riorganizzare il testo, eliminare le ripetizioni o valutare se una guida troppo articolata debba essere suddivisa in più contenuti.

I testi che scrivo passano dalla revisione del responsabile di DOS Design, poi dalle verifiche e approvazioni di IGIT e Sogei; con Accenture seguo la fase di pubblicazione. Prima della pubblicazione verifico sempre che testi e immagini siano stati inseriti correttamente e che il contenuto rispetti la versione approvata.

In questo ambito, mi occupo occasionalmente anche della revisione linguistica delle linee guida prodotte dallo stesso team di design seguendo un framework di revisione facente parte di un processo di lavoro condiviso. Registro le osservazioni su Confluence e ne seguo la risoluzione attraverso Jira.

Il valore del progetto

L’esperienza in Area RGS consolida le mie competenze nella comunicazione istituzionale, sia nella progettazione di contenuti per i servizi pubblici digitali sia nella redazione di materiali destinati a raccontare progetti e iniziative dell’amministrazione.

In entrambi gli ambiti il lavoro richiede di comprendere informazioni tecniche complesse, selezionare ciò che è rilevante e trasformarlo in contenuti chiari, accurati e adatti ai destinatari.

A queste competenze si affianca l’esperienza di collaborazione con professionisti di discipline e organizzazioni differenti, all’interno di processi strutturati di revisione, approvazione e pubblicazione.